Digitalizzare i documenti di casa (senza diventare matti)

Fatture, contratti, referti medici, garanzie. Ogni casa è piena di carta. E quando serve trovare un documento preciso, comincia la caccia nei cassetti, nelle scatole, tra le pile archiviate anni prima. Un tempo era normale. Oggi non più.

Con pochi strumenti digitali si può semplificare tutto, trasformando la carta in file facilmente accessibili, ordinati e cosa fondamentale al sicuro.

Lo smartphone è già uno scanner

Non serve una stampante multifunzione o uno scanner da ufficio. Basta il telefono. App come Microsoft Lens, Adobe Scan, CamScanner o Scanbot permettono di fotografare un documento e trasformarlo in PDF ben leggibile, anche ritagliato e corretto in automatico. Per iphone basta solo cliccare a lungo su NOTE e poi scannerizza documento !!

Molte di queste app riconoscono anche il testo grazie alla tecnologia OCR (riconoscimento ottico dei caratteri), utile se si vuole cercare una parola all’interno di un contratto o di una lettera.

Dove si salvano questi file?

Qui entra in gioco la seconda parte del lavoro: l’archiviazione. L’ideale è usare uno spazio cloud, accessibile sia da computer che da telefono, ma solo dopo aver attivato la protezione adeguata.

Le soluzioni più comuni e affidabili:

-Google Drive (con un account Gmail)
– Dropbox
– OneDrive (per chi usa servizi Microsoft)
– Swisscom myCloud, per chi preferisce un servizio basato in Svizzera

Questi spazi permettono di creare cartelle ordinate per anno o per categoria: “Salute”, “Fatture”, “Assicurazioni”, “Auto”, “Casa”. E con la funzione di ricerca si trova tutto in pochi secondi.

E per chi non vuole il cloud?

Si può anche archiviare tutto su una chiavetta USB criptata o su un disco esterno, ma con l’accortezza di fare regolarmente una copia di sicurezza. I dispositivi fisici si possono perdere, rompere o danneggiare. Il cloud, se ben gestito, è invece una forma di tranquillità in più.

Un piccolo sforzo, un grande beneficio

Digitalizzare i documenti di casa richiede un po’ di pazienza all’inizio, ma offre enormi vantaggi nel tempo. Si risparmia spazio, si trovano le cose in pochi clic, si è pronti in caso di emergenze (una richiesta urgente dalla cassa malati, un documento per un prestito, una garanzia da inviare al volo).

Non serve essere esperti. Serve solo cominciare con ordine, magari partendo dai documenti dell’anno in corso, e poi recuperando poco alla volta il resto.

Anche in questo caso, la tecnologia non sostituisce il buon senso.

Ma ci aiuta ad essere più organizzati, più veloci, più sereni.

Luca Carbone

Imprenditore, giornalista e storyteller di digiTIamo.
Racconto l’evoluzione digitale e ispiro l’innovazione, guidando il Canton Ticino verso un futuro connesso e smart.